Các loại máy chấm công phổ biến hiện nay và những lưu ý cần thiết khi sử dụng

Máy chấm công là gì? Lợi ích khi sử dụng thiết bị công nghệ này ra sao? Hiện nay trên thị trường có những dòng sản phẩm nào? Nên chọn máy chấm công loại nào tốt nhất? Đó là phân vân của rất nhiều khách hàng? Bài viết dưới dây của chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin giúp bạn.

Máy chấm công là gì

Máy chấm công - giải pháp quản lý nhân sự tuyệt vời

Máy chấm công là thiết bị dùng để ghi lại ngày giờ đến làm việc của người lao động trong các cơ quan đơn vị, trong các doanh nghiệp…Đó là căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ chuyên cần của nhân viên, làm cơ sở để tính lương một cách công bằng và chính xác nhất. Điều này góp phần nâng cao ý thức tự giác, tinh thần làm việc của người lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng máy chấm công

Lợi ích của máy chấm công

Trước đây, vì không có máy móc hỗ trợ người ta phải chấm công thủ công để tính toán thời gian làm việc của nhân viên. Vì thế, mất rất nhiều thời gian, công sức lại dễ gian lận, thiếu khách quan. Với sự hiện diện của máy chấm công, việc quản lý nhân sự trở nên đơn giản, nhẹ nhàng:

- Thiết bị công nghệ này sẽ giúp rút ngắn thời gian chấm công, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, khó có thể gian lận, đảm bảo tính công bằng trong lao động và hưởng thụ.

- Ngoài chức năng chấm công, nhiều thế hệ máy mới hiện nay còn tích hợp chức năng an ninh, kiểm soát cổng ra vào một cách hiệu quả. Như thế, chỉ cần một lựa chọn có thể thực hiện được nhiều mục đích.

- Chỉ cần đầu tư một lần nhưng giá trị sử dụng lâu dài, giảm thiểu chi phí cho khâu quản lý nhân sự. Đặc biệt với những công ty lớn, có nhiều chi nhánh, nhiều cơ sở sản xuất khác nhau, máy chấm công sẽ giúp thu thập giữ liệu về một mối nên việc quản lý rất dễ dàng, tiết kiệm hiệu quả.

- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hình ảnh, thương hiệu công ty trong con mắt đối tác và khách hàng.

Với những lợi ích đó, máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tin dùng. Đó là sự thay thế tuyệt vời cho hình thức chấm công truyền thống. Trong bối cảnh nền sản xuất ngày càng hiện đại hóa và cơ giới hóa cao độ thì thiết bị này thực sự trở nên hữu dụng và không thể thiếu.

Phân loại máy chấm công

Phân loại máy chấm công hiện nay

Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng, máy chấm công trên thị trường hiện nay rất đa dạng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng khác nhau. Tùy nhu cầu sử dụng và túi tiền bạn sẽ có nhiều lựa chọn phù hợp.

Máy chấm công cơ học

Máy chấm công cơ học còn có tên gọi khác nữa là máy chấm công thẻ giấy. Nó hoạt động theo nguyên tắc: người chấm công đưa thẻ vào máy, sau đó máy sẽ tiến hành in thông tin về thời gian làm việc, ca làm việc của người lao động lên thẻ giấy.

Để tính công, các nhà quản lý sẽ phải thực hiện thủ công khâu tổng hợp sau đó mới có thể ứng dụng phần mềm tính lương để trả lương cho người lao động. Ưu điểm nổi bật của thiết bị chấm công này là:

- Chỉ mất khoảng một giây là hoàn thành một lượt chấm công, giúp rút ngắn thời gian so với hình thức chấm công truyền thống.

- Máy thường tích hợp chức năng báo giờ, số ca làm và thời gian tan ca giúp người lao động chủ động hơn khi làm việc

- Máy chấm công cơ học giá rẻ, độ bền cao, tuổi thọ dài

- Tuy nhiên, so với các phiên bản máy chấm công hiện đại sau này, máy chấm công cơ học sẽ có tồn tại nhiều hạn chế hơn: phải thay mực, mua thẻ giấy trong quá trình sử dụng. Chấm công hộ, gian lận trong quá trình chấm công khá dễ dàng. Khâu tổng hợp cuối cùng phải làm thủ công nên mất nhiều thời gian, dễ sai sót.

Máy chấm công điện tử

Máy chấm công điện tử là thiết bị công nghệ hiện đại giúp các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp có giải pháp quản lý nhân sự một cách nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

Đặc điểm của nó là thông tin nhận diện, ID của nhân viên sẽ được lưu trước trong bộ nhớ của máy. Khi chấm công, mọi dữ liệu sẽ được lưu giữ đầy đủ trong máy. Các dữ liệu này sẽ chuyển trực tiếp đến máy tính để tính lương cho người lao động một cách công bằng và chính xác nhất.

Tùy theo cách thức nhận diện, người ta phân máy chấm công điện tử thành hai loại: máy chấm công sinh trắc tức nhận diện người lao động bằng khuôn mặt, tròng mắt hoặc bằng vân tay. Loại nữa là chấm công bằng thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng. Người chấm công quẹt thẻ vào máy và nó sẽ tự động nhận diện.

Thiết bị này có những đặc điểm nổi bật sau đây:

- Thời gian chấm công nhanh. Đặc biệt là mọi thao tác hoàn toàn tự động, từ khâu xử lý thông tin đến tổng hợp dữ liệu. Nhờ thế, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí.

- Đa số các dòng máy chấm công điện tử có hỗ trợ chức năng kiểm soát cửa ra vào nên vừa thực hiện nhiệm vụ chấm công vừa làm nhiệm vụ an ninh.

- Nếu dùng máy chấm công bằng thẻ từ hay thẻ cảm ứng thì thời gian nhanh nhưng vẫn có thể chấm công hộ và cần thêm chi phí để làm thẻ trong quá trình sử dụng. Còn máy chấm công sinh trắc vân tay đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối, không thể chấm công thay và chấm công hộ. Tuy nhiên, thời gian chấm công sẽ lâu hơn và khi tay bị ướt hoặc tay dính nhiều bụi bẩn, tay bị bong tróc… máy sẽ khó nhận diện.

Máy chấm công ứng dụng trên điện thoại thông minh

Thực ra đây không phải là máy chấm công mà là một hình thức chấm công mới, tiện ích được sử dụng phổ biến trong thời gian gần đây. Đặc điểm của thiết bị này là người chấm công sẽ chứng thực thông tin, danh tính của mình qua wifi ID mà công ty đã kết nối sẵn.

Dữ liệu chấm công của máy sẽ được sao lưu tự động theo yêu cầu của người chấm đã được lập trình sẵn. Khâu tổng hợp và xử lý thông tin nhanh chóng, tự động xuất cell để tính lương nên rất tiện ích.

Ưu điểm nổi bật khi chấm công trên điện thoại thông minh là nhanh chóng, tiện lợi, không phải chờ đợi ai. Chỉ cần có điện thoại đã được kết nối wifi là có thể chấm công ngay. Tuy nhiên, chi phí hình thức chấm công này cao hơn nên chưa được ứng dụng rộng rãi.

Một số lưu ý khi sử dụng máy chấm công

Lưu ý cần biết khi dùng máy chấm công

Máy chấm công có nhiều loại, tùy theo từng dòng bạn cần chú ý một số điểm sau:

- Thiết bị nên lắp đặt tại vị trí khô ráo, thoáng mát và an toàn. Trong trường hợp máy đặt ngoài trời cần chú ý lắp đặt hệ thống bảo vệ để tránh mua, tránh nắng, tránh bụi bẩn.

- Trong quá trình sử dụng cần lưu ý vệ sinh máy thường xuyên, tránh bụi bẩn bám dính làm ảnh hưởng đến hoạt động của nó.

- Nếu sử dụng máy chấm công bằng vân tay lưu ý giữ tay khô ráo, sạch sẽ, đặt tay đúng tư thế đã định dạng ban đầu để máy dễ dàng nhận dạng. Còn đối với máy chấm công bằng thẻ giấy thì thẻ phải bảo quản cẩn thận, không để ướt rách, tránh làm ruy băng mực khiến máy không nhận dạng được.

- Máy chấm công điện tử liên quan nhiều đến bộ nhớ nên những dự liệu không liên quan, những nhân viên nào đã nghỉ làm nên xóa khỏi bộ nhớ để máy hoạt động nhanh hơn, ổn hơn.

Trên đây là những thông tin cần thiết về máy chấm công bạn có thể tham khảo. Nên chọn mua dòng máy nào bạn hãy cân nhắc kỹ túi tiền và nhu cầu sử dụng của mình. Đừng quên liên hệ với Azza.vn để được cung cấp những sản phẩm tốt nhất. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong nghề, với tư cách là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý nhân sự cho các công ty, doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, Azza chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng. Mọi nhu cầu vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

- SkyB- 423 Minh Khai - Q. Hai Bà Trưng – TP Hà Nội

- 26/2 Đường 702 Hồng Bàng - Phường 1 - Quận 11

- Hỗ trợ dự án: 094 7758886 - quyetdv@dgtgroup.vn

- Phụ trách kinh doanh: +84 (024) 3625-3939 - quyetdv@dgtgroup.vn

- Web: azza.vn