Phần mềm quản lý bể bơi

Hệ thống quản lý kiểm soát bể bơi: bán vé ra vào, an ninh, quản lý dữ liệu khách hàng như thế nào?

Để việc kinh doanh hiệu quả các đơn vị kinh doanh bể bơi cần phải tối ưu lại mô hình kinh doanh và cách thức quản lý để thu hút khách hàng. Một hệ thống kiểm soát bể bơi hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu chi phí, thời gian, nhân sự và đặc biệt làm tăng trải nghiệm khách hàng.

Xem thêm : Triển khai phần mềm quản lý bể bơi cho tòa nhà Hyundai

Ở bài viết này, chúng ta cùng nhau khám phá thế nào là một hệ thống quản lý bể bơi hiệu quả, nó bao gồm những gì và cách hoạt động ra sao?

1. Hệ thống quản lý kiểm soát bể bơi hiệu quả

Để kinh doanh một hoặc chuỗi bể bơi, người quản lý cần phải chú ý đến những hoạt động quản lý nào?

1.1 Các hoạt động quản lý bể bơi

• Hoạt động bán vé: Đầu tiên là hoạt động bán vé, quy trình bán vé cần nhanh chóng từ khâu lực chọn loại vé, thời gian, thành tiền, giao và nhận vé để khách hàng không phải chờ đợi. Có hai cách bán vé là vé bán trực tiếp và vé mua qua online. Dù hình thức nào cũng cần đảm bảo thông tin chính xác tránh sai sót, gian lận và tối ưu về mặt thời gian.

• Hoạt động kiểm soát vé ra/vào: Hoạt động soát vé ra/vào để tránh tình trạng gian lận, đảm bảo chính xác người vào bể bơi có vé trong ngày hoặc vé tháng còn thời hạn.

• Hoạt động thanh toán: Cần liên kết tất cả các hình thức thanh toán để thuận tiện cho khách hàng và tạo sự chuyên nghiệp.

• Hoạt động quản lý khách bơi và huấn luyện viên: Là hoạt động quả thời gian đặt lịch bơi, thông tin khách đến bơi và người phụ trách ( huấn luyện viên).

• Hoạt động bán hàng: Tại khu vực bể bơi khách hàng sẽ có nhu cầu mua nước uống, áo phao, đồ bơi, các loại kem chống nắng,...Đơn vị cần cung cấp bán các loại đồ dùng này để tăng doanh thu.

• Hoạt động an ninh: Công tác kiểm soát an được đảm bảo từ khu vực bán vé, khu ra/vào bể bơi, khu tủ đồ và trật tự, an toàn tại khu vực.

• Hoạt động quản lý nhân sự: Cần quản lý thông tin của các nhân sự trong công ty: Nhân sự quản lý, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên vệ sinh, y tế, nhân viên an ninh, huấn luyện viên bơi, kế toán,...

• Hoạt động quản lý tài sản bể bơi: Quản lý tủ đồ khách bơi cùng các tài sản có trong trung tâm.

1.2 Thiết bị cần để quản lý bể bơi

+ Thiết bị ghi nhận thời gian quẹt thẻ, bấm vân tay, check-in khuôn mặt (Gọi là đầu đọc chính) : Kết nối vơi cổng kiếm soát. Khi khách hàng bấm vân tay hoặc check-in khuôn mặt, nếu hợp lệ cổng xoay sẽ mở và khách đi vào bể bơi. Ngoài ra hệ thống có thê trang bị thêm đèn cảnh báo, khi người đến bơi quẹt thẻ/ vân tay hợp lệ thì hệ thống sẽ báo đèn xanh, khi người đến bơi không được phép vào bơi hoặc chưa lấy dấu vân tay thì hệ thống sẽ đưa tín hiệu báo màu đỏ.

– Đầu đọc chính thường sẽ để ở bên cạnh lối vào. Cho phép khách hàng quẹt thẻ từ hoặc vân tay, khuôn mặt.

– Đầu đọc chính có chức năng kiểm soát và cung cấp dữ liệu khách hàng vào phần mềm quản lý tập trung trên máy tính. Ngoài thiết bị quét vân tay, khuôn mặt, thẻ từ thì chúng ta cần thêm các thiết bị sau :

• Máy quét vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ: Khách hàng đăng ký vé tháng sẽ được đăng ký vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ để xác nhận thông tin tự động ở những lần đến sau (như đã trình bày ở trên).
• Cổng kiểm soát: Là nơi soát vé tự động để kiểm soát người ra vào khu vực. Hệ thống sẽ thu cho phép tích thẻ hoặc thu lại thẻ trước khi vào/ra khu vực.
• Camera: Ghi lại hình ảnh tại các khu vực cần kiểm soát an ninh
• Máy quét QR code: Sử dụng cho khách lẻ mua vé ngày hoặc khách hàng mua vé online. Khách hàng đến khu vực thực hiện quét mã để vào, lúc ra cũng làm tương tự.
• App thanh toán: Phần mềm liên kết với các app thanh toán như VNpay, Banking, Thẻ ATM,...
• Phần mềm quản lý bể bơi : Dùng để quản lý và vận hành bể bơi, theo dõi báo cáo  ...

Để quản lý bể bơi hiệu quả, chủ đơn vị cần áp dụng phần mềm quản lý bể bơi cùng hệ thống an ninh, giám sát tránh sai sót dữ liệu, tối ưu quy trình, chi phí.

2. Mô hình hoạt động của phần mềm quản lý kiểm soát bể bơi

Khách hàng có thể đăng ký mua vé theo tháng, theo ngày bằng cách chọn loại vé muốn mua trên hệ thống phần mềm. Cụ thể quy trình bán vé:

• Chọn loại vé để bán
• Nhập % giảm giá (nếu có)
• Kiểm tra thông tin qua đầu đọc thẻ, vân tay, nhận dạng khuôn mặt
• In bill tính tiền: Vé in ra có mã Qr Code do hệ thống tự sinh theo quy ước của người quản trị hệ thống khai báo, mỗi khách hàng là một vé.
• Xuất vé và trả lại tiền thừa (nếu có)

Sau khi đã mua vé, khách hàng qua cổng soát vé và quẹt vé thẻ từ, vé giấy hoặc quét mã QR để được đi qua khu vực soát vé. Sau khi khách hàng kết thúc thời gian bơi quẹt thẻ tại lối ra khu vực.

Đây là một quy trình chi tiết từ giai đoạn lấy dấu vân tay, đăng ký thẻ đến phần mềm tổng hợp dữ liệu báo cáo.

Cụ thể, với những khách hàng mua vé tháng/quý/năm bể bơi áp dụng thẻ từ hoặc vân tay thì quy trình như sau:

2.1 Lấy dấu vân tay hoặc đăng ký thẻ trên thiết bị.

Vân tay hoặc thẻ từ là căn cứ để xác định người vào bể bơi có được quyền vào hay không. Đối với bể bơi khu dân cư, khu công cộng việc lấy vân tay hay đăng ký thẻ được phân biệt theo các loại hình thẻ.

+ Đăng ký thẻ từ sử dụng làm vé bơi ngày. Thẻ từ được nhân viên đăng ký trong hệ thống sau đó phát cho khách vào bể bơi. Sau khi khách quẹt ra thẻ sẽ được nhân viên bể bơi thu hồi.

+ Đăng ký vân tay sử dụng làm vé bơi hàng tháng. Việc đăng ký được tiến hành bằng cách cấp phát một mã ID riêng biệt cho từng khách hàng. Mỗi ID sẽ được lấy từ 1->10 ngón tay tùy ý, mỗi ngón sẽ lấy mẫu 3 lần.

+ Đăng ký vân tay sử dụng làm vé bơi cho các hộ gia đình. Việc lấy vân tay có thể được gộp chung cho từng thành viên trong gia đình với một mã ID riêng cho cả gia đình. Mỗi thành viên trong gia đình sẽ được lấy từ 1->2 ngón tay tùy ý, mỗi ngón sẽ lấy mẫu 3 lần.

2.2  Cấp phát quyền vào khu bể bơi.

+ Cấp quyền cho thẻ từ được sử dụng để kích hoạt hệ thống cho các loại vé ngày: Trường hợp này ta dùng thẻ để cấp phát luôn. Việc dùng vân tay sẽ bất tiện vì phải lấy dấu vân tay cho mỗi nhân viên phát hành vé ngày.

+ Cấp quyền cho những người đăng ký theo tháng/quý/năm và hộ gia đình. Trường hợp này là dạng khách hàng khá cố định việc thu hồi quyền hạn ra vào bể bơi là không thường xuyên. Bởi vậy, thay vì sử dụng thẻ từ chúng ta sẽ cấp phát quyền hạn ra vào bể bơi bằng cách đăng ký dấu vân tay. Điều này sẽ khiến khách hàng ra vào bể bơi thuận tiện hơn; đồng thời cũng tránh được tình trạng khách hàng cho mượn thẻ khi mình không sử dụng.

Lưu ý : Tùy từng thiết bị và gói phần mềm sẽ có những tính năng chuyên sâu như chỉ cho phép bơi trong những khoảng thời gian được định nghĩa VD như bơi từ 14h-> 17h, ngoài khung giờ trên khi quẹt sẽ không được vào cửa.

2.3 Cấu trúc hệ thống quản lý bể bơi .

– Thực hiện áp dụng lấy dấu vân tay, thẻ từ, khuôn mặt.

Yếu tố cốt lõi nhất trong việc ứng dụng công nghệ Auto-ID trong việc tự động hóa quản lý bể bơi khu dân cư chính là áp dụng thẻ RFID hoặc vân tay cho từng đối tượng quản lý (người đến bơi). Quá trình này được thực hiện như sau:

Khi người đến bể bơi đăng ký , bộ phận tiếp nhận sẽ căn cứ vào họ tên người này, kiểm tra trong hệ thống đã có chưa, nếu chưa sẽ cấp cho một số ID bằng thẻ hoặc vân tay. Việc đánh số User ID phải được quy định thống nhất, tránh trùng lặp

– Đánh giá, xem xét và ghi nhận dữ liệu.

Thông qua việc thực hiện công việc này, dữ liệu về khách hàng mới, dữ liệu quẹt thẻ/vân tay sẽ được cập nhật vào hệ thống máy tính thông qua các thiết bị thu thập dữ liệu tự động- máy quẹt thẻ. Phần mềm quản lý bể bơi cài trên máy tính kết hợp với thiết bị kỹ thuật sẽ trợ giúp rất lớn cho mọi hoạt động quản lý, loại bỏ việc ghi chép giấy tờ phiền phức, nhanh chóng báo cáo tình hình vận hành của bể bơi, tự động ghi chép tất cả các giao dịch vào ra của hoạt động của bể bơi,

Phần mềm thông báo thời gian huấn luyện viên có giờ dạy tại bể bơi, thông tin huấn luyện viên, học viên, đánh giá của học viên,... để điều phối huấn luyện viên bơi phù hợp tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng.

Phần mềm quản lý bể bơi ứng dụng để tối ưu hiệu quả quản lý như thế nào

Một số ứng dụng tiêu biểu của hệ thống quản lý kiểm soát bể bơi trong công tác quản lý:

- Tiết kiệm thời gian bán vé - thanh toán - quản lý

Mô hình quản lý trước đó đòi hỏi cần nhiều nhân viên để quản lý dữ liệu, thông tin khách hàng đến bơi: thông tin cá nhân, thông tin thanh toán, thời gian đăng ký bơi, huấn luyện viên phụ trách,... Hệ thống quản lý kiểm soát bể bơi cho phép nhập liệu tự động thông tin, dễ dàng tra cứu dữ liệu khách hàng khi cần một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, quy trình bán vé cũng được tối giản thời gian giúp khách hàng không hải chờ đợi. Phần mềm kết nối với máy in bill và QR code bán vé nhanh chóng tại khu vực cũng như bán vé online. Khách hàng có thể đăng ký thông tin mua vé trực tiếp trên hệ thống website, hotline sau đó đến trung tâm để nhận thẻ bơi theo ngày, tháng, quý,... Phần mềm bán vé và quản lý bể bơi thông minh cho phép tích hợp với các app thanh toán, pos, Vnpay,... Do đó khách hàng có thể sử dụng các phương thức thanh toán khác nhau để đăng ký tại bể bơi mang lại sự tiện lợi cho khách đến bơi.

- Quản lý khách ra vào, số vé chính xác

Người đến khu vực bể bơi thực hiện quẹt thẻ đã đăng ký theo tháng hoặc mua vé theo ngày tại khu vực bán vé bằng cách quẹt thẻ CCCD, vân tay, khuôn mặt. Toàn bộ thông tin khách hàng ra vào khu vực bể bơi tại các chi nhánh đều được cập nhật lên phần mềm 24/24 để thống kê dữ liệu khách hàng đến trong ngày, tháng, năm. Dữ liệu này sử dụng để quản lý khách hàng, marketing và tính toán hiệu quả kinh doanh của từng điểm bơi.

- Tính năng quản lý bán hàng

Phần mềm có thể kết nối để bán hàng trong khu vực bể bơi như: nước uống, đồ ăn nhẹ, áo phao, đồ bơi nam nữ, kem chống nắng,... Phần mềm kết nối với các app thành toán, pos tính tiền nhanh chóng.

- Quản lý tủ đồ và tài sản của khách bơi

Phần mềm cho phép quản lý dữ liệu người thuê tủ đồ tại bể bơi và tra cứu nhanh chóng, chính xác tức thì. Cho phép đăng ký thuê tủ đồ và cấp chìa khóa và lưu trữ thông tin khách hàng thuê tủ đồ. Bên cạnh đó phần mềm có thể quản lý bán hàng các sản phẩm đi kèm như khăn bơi, nước uống, đồ ăn, kính bơi, kem chống nắng, bảo hộ tai, mũi, quần áo,…

- Bảo mật an toàn qua hệ thống an ninh, giám sát

Người quản lý không thể có mặt ở tất cả điểm bơi có thể theo dõi lịch sự check in, check out, hình ảnh khách hàng, số lượng người ra vào, tình hình doanh số,... của điểm bơi bất cứ khi nào thông qua phần mềm.

- Quản lý học viên, huấn luyện viên, nhân sự hiệu quả

Quản lý bể bơi không thể không kể đến tính năng quản lý nhân sự bao gồm: Nhân sự quản lý, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên vệ sinh, y tế, nhân viên an ninh, huấn luyện viên bơi, kế toán,... Phần mềm cho phép quản lý quy trình làm việc, khối lượng công việc, trách nhiệm và thông tin nhân sự một cách chi tiết nhất. Bên cạnh đó, phần mềm thống kê chi tiết thời gian học của từng học viên, thông tin học viên, nhận xét - đánh giá của học viên với trung tâm. Căn cứ vào những dữ liệu đó nhà quản lý có thể điều chỉnh chất lượng học, phục vụ của nhân sự cho phù hợp và hiệu quả.

III – Các chức năng chính của Phần mềm quản lý bể bơi

Phần mềm quản lý bể bơi được thiết kế theo mô hình Client/Server hoạt động qua mạng LAN hoặc theo mô hình Cloud-Based nên có thể thao tác, xem báo cáo từ văn phòng mà không cần phải ra nhà điều hành chỗ bể bơi

3.1 – Quản lý khách hàng.

Chức năng cho phép người quản lý đăng ký khách hàng theo tháng/quý/năm hoặc khách hàng vãng lai.

• Bán vé ngày/vé lượt cho khách hàng lẻ. Vé lượt là thẻ từ hoặc thẻ Qr Code
• Lấy vân tay/Khuôn mặt đối với khách hàng mua gói bơi tháng/quý/năm
• Lưu trữ thông tin khách hàng : Lưu trữ thông tin khách hàng vào hệ thống để phục vụ quá trình remarketing

3.2 Quản lý quá trình ra vào, cấp quyền ra/vào bể bơi

Các thông tin liên quan người ra, người vào bể bơi v..v.. :

• Cho phép hệ thống kiểm soát ra vào hoạt động
• Chấp nhận các tín hiệu hợp lệ từ dấu vân tay/thẻ cảm ứng của khách hàng và mở cổng kiểm soát tripod
• Từ chối các tín hiệu không hợp lệ và không mở cổng kiểm soát tripod
• Nuốt lại thẻ vào trong cổng kiểm soát (nếu có)

3.4 Chấm công cho nhân viên, huấn luyện viên

• Chấm công đi làm cho nhân viên làm việc tại bể bơi
• Chấm công ca làm việc của các huấn luyện viên, thầy giáo dạy bơi
• Chấm công trực cho các giám hộ hồ bơi
• Phân chia ca làm việc của nhân viên
• Thưởng/phạt của từng nhân viên
• Tính lương cho nhân viên

3.5 Bán hàng và quản lý bán hàng

Thực hiện chức năng quản lý bán hàng (khăn bơi, nước uống, đồ ăn, kính bơi, kem chống nắng, bảo hộ tai, mũi, quần áo,...)

• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý mã vạch sản phẩm
• Thống kê doanh thu bán hàng

3.6 Quản lý nhiều bể bơi khác vị trí  địa lý

Thực hiện chức năng quản lý bán hàng (khăn bơi, nước uống, đồ ăn, kính bơi, kem chống nắng, bảo hộ tai, mũi, quần áo,...)

3.7 – Báo cáo tổng hợp

Đưa ra các báo cáo số lượng người trong khoảng thời gian ở trong bể bơi, và các báo cáo đa dạng khác

Báo cáo số lượng được cấp phép vào bể bơi là một báo cáo rất được các ban quản lý bể bơi khu dân cư quan tâm. Bởi mỗi một mã được cấp phép ra vào khu bể bơi thực chất tương đương với một vé bơi truyền thống (sau đây gọi là vé).

Việc phân biệt giữa vé ngày và vé tháng hay vé hộ gia đình sẽ được phần mềm xử lý căn cứ vào tính chất của đối tượng được cấp phép đã được lưu trong phần mềm.

Báo cáo đưa ra về số lượng vé đã phát hay tiền thu được mỗi ngày hay các báo cáo khác đều là kết quả xử lý số liệu của phần mềm quản lý bể bơi.

Một số hình ảnh triển khai thực tế :