1. Kiến trúc của HR-ERP
Giải pháp quản trị nguồn nhân lực HR-ERP được xây dựng kiến trúc theo kiểu Module. Các Module này tích hợp với nhau tạo nên hệ thống tổng hợp. Với kiến trúc này tạo nên một hệ thống thông tin tổng hợp có khả năng tích hợp cao, khả năng lưu chuyển và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, đảm bảo các thông số kỹ thuật.
2. Các thành phần tham gia hệ thống
- Ban lãnh đạo : Hoạch định cơ cấu tổ chức, phân tích chức năng nhiệm vụ các phòng ban, đơn vị. Miêu tả công việc và phân tích chỉ tiêu chuẩn cho các vị trí chức năng. Lập các kế hoạch công việc. Đề ra các chính sách quản lý đem lại lợi ích cho khách sạn và cho nhân viên, giúp nhân viên gắn bó lâu dài với khách sạn.
- Các trưởng phòng ban, bộ phận, nhóm… : Mô tả công việc cho tất cả các nhân viên trực thuộc bộ phận phòng ban của mình. Kiểm tra, theo dõi và xét duyệt tất cả các vấn đề về nhân sự tiền lương của cấp dưới thuộc quyền kiểm soát của họ trong phạm vi cho phép.
- Cán bộ quản lý nhân sự tiền lương : cập nhật tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự tiền lương. Xem các báo cáo nghiệp vụ liên quan đến nhân sự tiền lương. Trả lời tất cả các thắc mắc, các chế độ chính sách liên quan đến nhân sự tiền lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.
Module Quản lý hồ sơ nhân sự cung cấp cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cho các cá nhân, từ quá khứ đến hiện tại, với những công cụ tiện dụng để tạo các loại báo cáo khác nhau và thực hiện các phân tích phức tạp.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự bắt đầu với ngay từ giai đoạn nộp hồ sơ ứng viên. Hệ thống cho phép chuyển đổi các hồ sơ ứng viên được tuyển dụng thành nhân sự chính thức và trong quá trình họ làm việc, tất cả các chuyển đổi vị trí nhân sự sẽ được xử lý mà không phải nhập lại dữ liệu. Hệ thống thậm chí còn giữ cả quá trình của những nhân sự đã nghỉ việc. Kết quả là, các nhân viên phòng nhân sự (từ đây về sau sẽ được gọi tắt là nhân viên HR) có thể dễ dàng truy cập hồ sơ hoàn chỉnh của mỗi nhân viên hiện tại và đã nghỉ việc từ thời điểm bắt đầu hoạt động của công ty.
Các thông tin quản lý cụ thể:
3.1. Thông tin nhân viên
Tất cả các thông tin chung, hình ảnh liên quan đến sơ yếu lý lịch của nhân viên được cập nhật đầy đủ.
Sở thích, tính tình, diện mạo, tình trạng sức khỏe, chiều cao, cân nặng, nhóm máu, năng khiếu đặc biệt…
Lưu trữ các thông tin về người thân của nhân viên (cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em, con… )
Thông tin về tài khoản của cá nhân: tài khoản ngân hàng,.., tài khoản thanh toán
CMTND, Thẻ quân nhân, Giấy phép lái xe,……
Thông tin về những chế độ chính sách của nhân viên: Con thương binh,.. người có công với cách mạng.
- Thông tin đào tạo
- Thông tin học vấn:
- Các khoá đào tạo dài hạn, ngắn hạn như: các khóa huấn luyện, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ…
- Quá trình công tác
- Quá trình làm việc trước khi vào Công ty
- Quá trình làm việc tại Công ty
Các thông tin về toàn bộ quá trình công tác tại công ty từ khi có quyết định bổ nhiệm làm việc tại công ty, quá tình thăng tiến, thuyên chuyển từ chi nhánh này sang cho nhánh khác và từ phòng ban này sang phòng ban khác…
- Khen thưởng kỷ luật
- Các thông tin đến các lần khen thưởng trong công ty: Thành tích, hình thức khen thưởng, số tiền,..
- Các thông tin liên quan đến các lần vi phạm kỷ luật trong công ty mức độ vi phạm, mức độ, số lần vi phạm, hình thức kỷ luật,,...
- Hợp đồng lao động
- Lưu trữ tất cả các thông tin về hợp đồng của từng cá nhân
- In hợp đồng cho từng nhân viên
- Gia hạn hợp đồng cho những nhân viên hết hạn hợp đồng.
- Diễn biến lương
Theo dõi toàn bộ quá trình lên, xuống lương của nhân viên. Liệt kê tất cả các nhân viên đến hạn mà chưa được lên lương…
Quản lý sổ BH của nhân viên
Lưu trữ hồ sơ gốc của nhân viên
Báo cáo / biểu mẫu
+ Lý lịch cá nhân
+ Thông tin chi tiết về nhân viên.
+ Hồ sơ nhân viên
+ Danh sách nhân sự theo nhóm
+ Danh sách Nhân sự theo phòng ban
+ Danh sách nhân viên theo ngày sinh
+ Danh sách nhân sự theo thâm niên công tác
+ Danh sách nhân viên theo Hợp đồng lao động
+ Danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động
+ Danh sách nhân viên đang thử việc
+ Báo cáo tai nạn lao động
+ Báo cáo tổng hợp nhân sự nghỉ việc
+ Mẫu hợp đồng lao động thử việc, chính thức.
3.2. Quản lý Bảo hiểm
- Theo dõi toàn bộ quá trình, diễn biến tham gia đóng BHYT, BHXH của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Tham gia đóng và thực hiện quyết toán BHYT, BHXH.
- Cập nhật các thông tin về các chế độ được hưởng BHXH : nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản và hưu trí…
- Quản lý các thông tin về nơi khám chữa bệnh của nhân viên
3.3. Quản lý hợp đồng lao động :
- Theo dõi toàn bộ thông tin hợp đồng lao động, quá trình nâng lương
- Báo cáo / biểu mẫu
+ Danh sách hợp đồng lao động
+ Danh sách nhân viên được nâng lương
+ Thông báo nhân viên sắp hết hạn hợp đồng
