Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trong công ty FCC Việt Nam

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh giúp giải quyết triệt để các vấn đề mà việc quản lý thủ công gây ra, tối ưu hóa trong công tác quản lý. Tạo sự chuyên nghiệp trong cách quản lý, nâng cao tính công bằng cho công nhân viên, tiết kiện chi phi con người và vật tư.

- Thành lập doanh nghiệp năm 2005, FCC Việt Nam có 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản. Công ty có nhà máy sản xuất trang bị hiện đại tại Hà Nội, hoạt động trong mảng công nghiệp nặng, FCC Việt Nam chuyên về sản xuất các loại khớp li hợp, thành phần khớp li hợp và các loại phụ tùng khác phục vụ cho lĩnh vực xe hơi, xe máy.
- Kể từ khi thành lập, FCC Việt Nam đã tích lũy một nền tảng công nghệ tiến hóa cho ngành sản xuất. Vì thế, với tư cách là nhà sản xuất uy tín, công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng từ khách hàng. FCC Việt Nam đã bắt đầu dự án mở rộng nhà máy để nâng cao sản lượng, đồng thời tăng nhu cầu tuyển dụng công nhân để phục vụ sản xuất.

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trong công ty FCC Việt Nam

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trong công ty FCC Việt Nam

- Với sự phát triển và mở rộng của FCC cùng đội ngũ công nhân viên ngày càng lớn mạnh thì nhu cầu quản lý và kiểm soát việc ăn uống đang là vấn đề khó khăn đối với công ty nói riêng và các doanh nghiệp lớn nói chung.
- Nhiều công ty lớn đang áp dụng mô hình quản lý suất ăn thủ công là dùng phiếu ăn cho công nhân viên. Việc này gây ra những thất thoát không hề nhỏ, nhiều bất tiện khi khi mà các phiếu ăn bị rách hoặc bị mất, quan trọng nhất là tốn rất nhiều công sức và nhân lực để làm việc này...

- Và giải pháp mà Digistore chúng tôi đưa ra cho công ty FCC đó chính là hệ thống quản lý suất ăn thông minh.

- Hệ thống quản lý suất ăn thông minh nhằm giải quyết triệt để các vấn đề mà việc quản lý suất ăn thủ công gây ra và tối ưu hóa trong công tác quản lý. Tạo sự chuyên nghiệp trong cách quản lý, nâng cao tính công bằng cho công nhân viên, tiết kiện chi phi con người và vật tư.

- Mô hình hệ thống sẽ như sau:
+ Có một thiết bị nhận vân tay, thẻ từ hoặc khuôn mặt đặt ở phòng ăn – nơi nhận suất ăn cho công nhân viên chấm.
+ Còi hoặc đèn được lắp để báo cho nhà bếp biết lần chấm công suất ăn có hợp lệ hay không.
+ Màn hình đặt chỗ dễ quan sát nhất cho nhà bếp để thể hiện thông tin chấm công suất ăn của công nhân viên.
+ Máy in phiếu ăn được tính hợp vào thiết bị chấm suất ăn có chức năng in phiếu ăn ngay khi công nhân viên quẹt thành công.
+ Phần mềm quản lý suất ăn được cài đặt tại văn phòng do người phụ trách nhân sự quản lý có chức năng tổng hợp dữ liệu từ thiết bị chấm suất ăn.

- Nguyên lý hoạt động của hệ thống sẽ như sau:

B1: Người phụ trách nhân sự sẽ dựa vào “Bảng phân ca” do các tổ trưởng hoặc trưởng ca gửi lên để đưa đăng ký suất ăn cho phù hợp.

- Danh mục khung giờ đã định nghĩa.

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trong công ty FCC Việt Nam

VD: Bạn Nguyễn Tiến Cường bộ phận kế toán sẽ đi ca hành chính thì sẽ ăn vào khung giờ từ 11h30’ đến 12h30’ nên ta sẽ đăng ký suất ăn trưa vào ngày 01/03/2016 cho bạn này.

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trong công ty FCC Việt Nam

- Các ca sau mình cũng làm tương tự như trên.

B2: Người phụ trách nhân sự sẽ xuất “Bảng dự kiến tổng định mức suất ăn” đã đăng ký ở “B1” từ phần mềm rồi chuyển xuống cho nhà bếp.

B3: Nhà bếp có trách nhiệm chuẩn bị các suất ăn theo “Bảng dự kiến tổng định mức suất ăn” trên cho phù hợp.
* Note: Nếu có trường hợp phát sinh thêm suất ăn thì các tổ trưởng hoặc trưởng ca có trách nhiệm báo cho người phụ trách nhân sự để cập nhật vào phần mềm để nhà bếp có thể bổ xung kịp thời suất ăn.

B4: Khi đến giờ ăn công nhân viên đến quẹt thẻ/vân tay vào thiết bị chấm suất ăn rồi nhận phiếu ăn từ máy in đã được tính hợp cùng với thiết bị chấm suất ăn in ra ngay sau khi chấm thành công. Mỗi khung giờ ăn đã được định nghĩa trên phần mềm chấm.

B5: Người phụ trách phát suất ăn khi nào thấy tín hiệu từ cói báo hoặc đèn tín hiệu sáng lên và nhận được phiếu ăn từ công nhân viên là đúng người và hợp lệ thì mới phát suất ăn.

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trong công ty FCC Việt Nam

B6: Dữ liệu sẽ được tải về từ thiết bị chấm suất ăn thông qua phần mềm quản lý suất ăn đã được cài trên máy tính. Phần mềm sẽ tính toán dữ trên dữ liệu quẹt thẻ/vân tay và khung giờ ăn đã được định nghĩa trước để ra các báo cáo cần thiết. Việc tính toán là hoàn toàn tự động.
* Note: Khi một công nhân viên xuống ăn phải quẹt thẻ/vân tay vào thiết bị chấm suất ăn và nhận phiếu ăn từ máy in đã được tính hợp cùng với thiết bị chấm suất ăn in ra ngay sau khi chấm thành công.
* Note: Người phụ trách phát suất ăn khi nào thấy tín hiệu từ cói báo hoặc đèn tín hiệu sáng lên và nhận được phiếu ăn từ công nhân viên là đúng người và hợp lệ thì mới phát suất ăn. (Trên thực tế với những doanh nghiệp nhiều công nhân thì thường có nhiều hơn một cổng quẹt để nhận suất ăn, vì vậy phải có người quản lý để điều tiết quá trình nhận suất ăn ở từng cổng).

=> Hệ thống quản lý suất ăn thông minh trên đã giải quyết được những vấn đề còn khó khăn trong quy trình quản lý các bữa ăn cho công nhân viên, giúp công ty tự tin để phát triển.