Trang chủ > Tư vấn giải pháp > Giải pháp chấm công

Quan điểm mới trong việc thiết kế hệ thống chấm công theo phong ban bộ phận

Ngày này, việc sử dụng máy chấm công và hệ thống chấm công trong các tổ chức doanh nghiệp đã trở nên phổ biến. Giới nhân sự đã có được những nhận thức đúng đắn hơn. Trong đó một quan điểm mới là coi máy chấm công và hệ thống chấm công như một công cụ hữu hiệu để phục vụ cho công việc quản lý của từng bộ phận. Nói đơn giản là phân máy chấm công cho từng phòng ban và bộ phận một để họ theo giõi và quản lý công nhân viên của mình.

Việc phân máy chấm công cho từng phòng ban bộ phận này bắt nguồn thực tế một số doanh nghiệp tổ chức có quy mô rất lớn hoặc phân tán ở nhiều nơi nên không thể chấm công một địa điểm được:

Nếu doanh nghiệp tổ chức có các cơ sở phân tán ở nhiều nơi DigiStore thường tư vấn cho khách hàng sử dụng mô hình chấm công đa điểm. Cùng với hai kỹ thuật chủ chốt:

- Kỹ thuật nat port cho model để dữ liệu từ máy chấm công có thể truyển tải qua đường truyền Internet đến máy cài phần mềm chấm công. Phi phí hàng năm cho tên miền DNS thuê từ nhà cung cấp chỉ khoảng vài trăm ngàn - Rất tiết kiệm và hiệu quả

Quan điểm mới trong việc thiết kế hệ thống chấm công theo phong ban bộ phận

- Kỹ thuật điện toán đám mây sử dụng địa chỉ IP tinh hay mạng VPN nêu doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu bảo mật hệ thống của mình một cách triệt để (Thông thường các doanh nghiệp lớn đều có hệ thống này để phục vụ hoạt động cho toàn bộ công ty họ chỉ cần tích một số dải IP dành riêng cho máy chấm công giống như một thiết bị thông thường – máy tính, máy in ... - trong hệ thống mà thôi ). Về chi phí cho hệ thống này là khá cao và như đã nói thông thường việc này được tính toán đầu tư để phục vụ cho toàn bộ nhu cầu công nghệ thông tin của doanh nghiệp tổ chức!

Nếu doanh nghiệp có diện tích nhà xưởng rộng lớn hay môi trường làm việc lớn: Như các nhà máy chế xuất có diện tích vài hecta. Hay các công trường lớn, các khu giải trí ... thậm chí kể cả các khu văn phòng có diện tích lớn và phân làm nhiều bộ phận. Việc chấm công tập trung sẽ phát sinh nhiều vấn đề như quãng đường đến địa điểm chấm công của cán bộ công nhân viên đến địa điểm chấm công khác nhau dẫn tới nhiều người sẽ được lợi về thời gian trong khi đó người ở xa sẽ tốn thời gian hơn đến nơi chấm công và thời gian trở về địa điểm làm việc khi nơi làm việc của họ ở xa. Đối với các văn phòng lớn đó còn là vấn đề những nhân viên ý thức kém có thể ăn cắp thời gian khi họ chấm công đúng giờ nhưng lại sang phòng khác để nói chuyện riêng.

Quan điểm mới trong việc thiết kế hệ thống chấm công theo phong ban bộ phận

Quan điểm thiết kế hệ thống chấm công theo phong ban bộ phận sẽ tạo thuận lợi hơn nhiều cho người chấm công và người quản lý chấm công bởi trách nhiệm quản lý đã được phân công cho các bộ phận cấp dưới. Nói vậy không có nghĩa là giải pháp này làm phình to bộ phận nhân sự, mà ở đây là quan điểm kiêm nhiệm nhằm tận dụng tốt cán bộ quản lý của các ban khác. Ví dụ như tổ trưởng là người quản lý trực tiếp công nhân trong tổ anh ta có thể không có thời gian để kiểm tra chính xác công nhân viên của mình đến làm lúc mấy giờ song chắc chắn anh ta phải biết vào ca đó công nhân viên có đi làm hay không .. tương tự như vậy đối với rất nhiều cách trường hợp khác.

Đối với cách này máy chấm công hay thiết bị kiểm soát ra vào sẽ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ quản lý thông minh và công bằng nhất. Hệ thống khi phối hợp với các phần mềm quản lý, như phần mềm quản lý nhân sự theo mô hình Máy chủ máy trạm có thể đạt được những hiệu quả ngoài mong đợi trong việc quản lý nhân sự và nâng cao hơn công ích cho tổ chức. Phối hợp với quản lý kho có thể quản lý được người ra vào. Phối hợp với bảo vệ có thể quản lý được công việc tuần tra ...

Ở cán bộ quản lý nhân sự cấp cao hơn anh ấy hay cô ấy sẽ đảm nhiệm vai trò tổng hợp dữ liệu chấm công mà không phải theo dõi hoạt động của máy chấm công hay các vấn đề ngoài vùng khác, mà sẽ có thời gian nhiều hơn để quan tâm tới đời sống của anh chi em cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
Có thể nói quan điểm chấm công theo phòng ban bộ phận có rất nhiều thế mạnh quản lý. Vấn đề duy nhất là nỗi lo về chi phí cho hệ thống lớn. Với kinh nghiệm của mình DigiStore khẳng định chỉ cần nhà quản lý nhân sự hay mua sắm thiết bị phân tích rõ được nhu cầu số lượng quản lý tương đối có thể dễ dàng chọn lựa được các dòng model công suất và giá thành khác nhau để phục vụ cho nhu cầu quản lý cụ thể. Đơn giản là nơi yêu cầu quản lý ít người thì mua máy chấm công giá mềm công xuất vừa đủ, Nơi cần kiểm soát ra vào thì mua máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào. Nơi cần chấm công cho số lượng nhân viên lớn thì chọn máy chấm công công xuất lớn. Nơi nhân vân hay có sự cố về vân tay thì sắm máy chấm công vân tay kiêm thẻ từ. Nếu cần độ an ninh cao thì dùng máy chấm công kiêm khiểm soát có đó độ bảo mật cao...

Sau đây DigiStore xin giới thiệu một số mẫu Model được ưa chuộm trên thị trường

1 – Ronald Jack K20 thiết bị chấm công kiêm kiểm soát ra vào dành cho văn phòng và xưởng ít người