Giải pháp quản lý chấm cơm - quản lý xuất ăn cho khu công nghiệp

 Đối với những đơn vị có lượng công nhân viên lớn thì việc quản lý suất ăn thường diễn ra rất thủ công và tốn nhiều công sức, đôi khi xảy ra thất thoát suất ăn do người quản lý suất ăn và nhà bếp thông đồng với nhau . Đôi khi các phiếu ăn bị mất hoặc bị rách gây nhiều bất tiện .

            Mục đích của phần mềm quản lý suất ăn nhằm giải quyết triệt để các vấn đề trên và tối ưu hóa trong công tác quản lý .

2.    2. Ứng dụng.

Việc ứng dụng máy chấm công và quản lý các suất ăn là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. Nó vừa giải quyết được bài toán chống thất thoát, quản lý tập trung mất ít nhân lực vừa tận dụng được dữ liệu từ máy chấm công và bảng phân ca của doanh nghiệp để qua đó tính toán ra các suất ăn của từng ca, từng bộ phận .

3.    3. Diễn giải trên yêu cầu thực tiễn.
Khi CNV vào làm việc đến 9h sáng, người phụ trách sẽ đến từng tổ, từng nhóm và phòng ban ghi nhận số lượng đăng ký cơm trưa, phát phiếu cơm cho CNV và báo qua nhà ăn chuẩn bị (số lượng phần cơm, chay, mặn, đăng ký thêm phần chiều). 11h30 CNV mang phiếu cơm xuất trình cho NV nhà ăn và nhận cơm, mỗi phiếu là 1 phần ăn.
Đôi khi có những doanh nghiệp đã trang bị phần mềm chấm công thì người phụ trách sẽ căn cứ vào dữ liệu quẹt thẻ/vân tay vào đầu ca từ đó tính toán ra phiếu cơm
Phiếu cơm như hiện nay sẽ bất tiện cho người dùng (mất, rách,…), tốn thời gian nhân sự đi ghi nhận và phát phiếu, báo qua nhà ăn quá muộn dẫn đến sự chuẩn bị của nhà ăn không tốt.

Với yêu cầu , và diễn giải thực tế như trên, Digistore chúng tôi đưa ra các giải pháp cũng như phương án quản lý hệ thống quản lý suất ăn như sau.

4.1.            Mô hình.
o   Có một thiết bị nhận vân tay tại phòng ăn – nơi nhận suất cơm
o   Còi hoặc màn hình hiển thị để báo cho nhà bếp nếu CNV đã lấy suất ăn hoặc đi làm sai ca. (Tùy chọn)
o   Phần mềm quản lý suất ăn cài đặt tại văn phòng
o   Thiết bị in phiếu ăn khi công nhân viên chấm vân tay/ thẻ từ vào máy chấm công .(Tùy chọn)
o   Máy tính chuyên dụng tại nhà ăn

4.2.            Diễn giải.

-       Việc quy định số lượng xuất ăn của mỗi công nhân viên sẽ căn cứ vào ca làm việc của ngày hôm đó (VD: Ca Hành chính được ăn 1 suất, Ca chiều được ăn một suất và nếu làm them >2 tiếng thì được ăn thêm 01 suất). Cán bộ sử dụng phần mềm sẽ nhập lịch làm việc của từng cán bộ công nhân viên để phần mềm tính toán tổng số xuất ăn của mỗi người trong ngày . Việc nhập ca phải được tiến hành trước khi công nhân viên xuống nhà ăn .

-       Nếu việc nhập bảng phân ca khó khan thì chuyển qua phương án nhập trực tiếp mã ca ở trên máy chấm công: Sau khi người dùng quẹt thẻ/vân tay máy chấm công sẽ dừng màn hình chờ 1,2 giây để người dùng nhập số mã ca. VD quy định số 0 là ca HC, số 1 là ca 1 ….

-       Khi CNV đến quẹt thẻ/vân tay dữ liệu sẽ lập tức được tải về máy tính cài phần mềm quản lý suất ăn, phần mềm sẽ tính toán dữ trên dữ liệu phân ca và quẹt thẻ vào để in ra một PHIẾU ĂN thông qua một máy in hóa đơn đặt cạnh máy chấm công đó .

-       Nếu người nào không được ăn hoặc vượt quá suất ăn thì phần mềm sẽ không in ra phiếu đồng thời lưu dữ liệu quẹt vào hệ thống để có hình thức xử lý kỷ luật theo quy định của công ty .

-       Sau khi in ra phiếu ăn, công nhân viên cầm phiếu ăn đưa cho nhà bếp và lấy suất ăn bình thường .

-       Nếu không dùng phiếu ăn thì ta lắp thêm một đèn báo tín hiệu kết nối với máy tính thông qua cổng COM, hệ thống kiểm tra nếu người đó được ăn thì sẽ báo màu xanh, không được ăn sẽ báo màu đỏ

5. Các thiết bị đề xuất

5.1 : Máy chấm công vân tay Iclock 800:

- Chấm công bằng dấu vân tay,  thẻ cảm ứng và mật khẩu.

- Bàn phím: 16 phím linh hoạt và dễ sử dụng.

- Tích hợp âm thanh. Có chuông báo giờ vào, ra, tăng ca….Với 10 kiểu chuông mặc định.

- Kết nối với máy tính  qua cổng RS485, TCP/IP + USB.

- Có tính năng Wifi, GPRS (options)

- Hiển thị tên, số ID và chế độ xác nhận của người dùng lên màn hình.

- Có pin lưu trữ cho bộ nhớ, dữ liệu trong máy không bị mất khi mất điện.

- Tốc độ xử lý nhanh

- Một người có thể đăng ký 10 dấu vân tay, 1 password và 1 thẻ.

Thông số kỹ thuật:

- Dung lượng dấu vân tay: 8.000

- Dung lượng thẻ: 10.000

- Dung lượng bản ghi: 200.000

- Cảm biến nhận dạng vân tay là cảm biến quang học thế hệ mới chống trầy xước, mài mòn

- Thuật toán vân tay VX10.0

- Cổng giao tiếp: RS485, TCP/IP, USB

- Sử dụng Chip xử lý Intel của Mỹ

- Nguồn cung cấp 12VDC/3A

- Nhiệt độ cho phép: 0-45độ C

- Độ ẩm cho phép: 10% đến 90%

- Kích thước: 205x145x65mm

 Ưu điểm: 

+ Kết hợp sử dụng dấu vân tay & thẻ cảm ứng & mật khẩu

+ Bảo mật cao, hiển thị Tiếng Anh & Tiếng Việt

            + Phần mềm quản lý kết nối lấy dữ liệu và xuất ra các dạng báo cáo chi tiết bằng nhiều định dạng.

2 : Máy in hóa đơn  PRP 085

 5.3 : Giấy in nhiệt K80

- Loại sản phẩm : Giấy in Bill nhiệt siêu thị

- Kích thước : 8 cm

- Độ dài : 25 m

- Màu sắc : Trắng đục