Những đơn vị có lượng công nhân viên lớn thì việc quản lý suất ăn thường diễn ra thủ công, tốn nhiều công sức, đôi khi vẫn xảy ra thất thoát suất ăn do người quản lý và nhà bếp thông đồng với nhau . Phiếu ăn bị mất hoặc bị rách gây nhiều bất tiện . Phần mềm quản lý suất ăn giúp giải quyết triệt để các vấn đề trên trong công tác quản lý.
- Khi cán bộ nhân viên làm việc đến 9h sáng, người phụ trách sẽ đến từng phòng, từng nhóm và tổ ghi nhận số lượng đăng ký cơm trưa,
Sau đó phát phiếu cơm cho công nhân viên và báo qua nhà ăn chuẩn bị. Đến giờ ăn trưa công nhân viên mang phiếu cơm xuất trình cho nhân viên nhà ăn và nhận cơm, mỗi phiếu tương ứng với 1 phần ăn.
- Một số doanh nghiệp đã trang bị phần mềm chấm công thì người phụ trách sẽ căn cứ vào dữ liệu quẹt thẻ/vân tay trong máy chấm công đó để tính toán ra phiếu cơm
- Phiếu cơm có thể sẽ gây bất tiện cho người dùng (mất, rách,…) tốn thời gian nhân sự đi ghi nhận, báo qua nhà ăn quá muộn dẫn đến sự chuẩn bị của nhà ăn không tốt
- Giải pháp cho hệ thống kiểm quản lý suất ăn
o Các thiết bị cần thiết cho 1 hệ thông quản lý suất ăn như sau:
+ Một thiết bị nhận vân tay tại phòng ăn – nơi nhận suất cơm ( Máy chấm công )
o + Còi hoặc màn hình hiển thị để báo cho nhà bếp nếu báo đã nhận xuất ăn.
o + Phần mềm quản lý suất ăn suất ăn được cài đặt tại văn phòng chính
o + Máy in phiếu ăn khi công nhân viên chấm vân tay/ thẻ từ vào máy chấm công.
o + Máy tính ghi nhận chuyên dụng tại nhà ăn
- Việc quy định số lượng xuất ăn sẽ căn cứ vào ca làm việc của ngày hôm đó. Cán bộ quản lý sẽ nhập lịch làm việc của từng cán bộ công nhân viên vào phần mềm để tính toán tổng số xuất ăn tổng trong ngày . Việc nhập ca phải được tiến hành trước khi nhân viên xuống nhà ăn.
- Có thể nhập trưc tiếp mã ca ở trên máy chấm công trong trường hợp khó nhập bảng phân ca
- Khi nhân viên quẹt thẻ/vân tay dữ liệu sẽ được tải về máy tính đã cài phần mềm quản lý suất ăn, phần mềm sẽ tính toán dữ trên dữ liệu để in ra một PHIẾU ĂN thông qua máy in hóa đơn đặt cạnh máy chấm công đó .
- Sau khi phiếu ăn được in ra, công nhân viên cầm phiếu ăn đưa cho nhà bếp và lấy suất ăn.
